Personen und Zugriff
Gruppen, Projektzugriff, Links, Einladungen und Aktivitätsverlauf
Wer Gruppen anlegen, Projekte einschränken, Links widerrufen und Kommentare erledigen darf, wie lange Einladungen gelten und wie lange Aktivitäten gespeichert werden.
Geprüft am 14. November 2026
Bevor Sie beginnen
- Inhaber oder Administrator des Workspaces für Gruppen, Projektzugriff und Einladungen.
Kurzer Aufgabenüberblick
Beginnen Sie mit diesen Schritten. Weitere Schritte folgen direkt darunter.
- Schritt 1
Gruppen: Inhaber und Administratoren legen Gruppen an, benennen und löschen sie und fügen Personen hinzu oder entfernen sie, die bereits zum Workspace gehören. Wer einer Gruppe hinzugefügt wird, erhält eine E-Mail. Gruppen dienen dazu, eingeschränkte Projekte freizugeben und Integrationen auf eine Gruppe zu begrenzen.
- Schritt 2
Projektzugriff (Operations und Individuell): Ein Projekt gilt für den ganzen Workspace oder ist eingeschränkt. Ein eingeschränktes Projekt sehen Inhaber, Administratoren, die Person, die es erstellt hat, und die hinzugefügten Personen oder Gruppen. Nur Inhaber und Administratoren ändern diesen Zugriff; Hinzugefügte erhalten eine E-Mail.
- Schritt 3
Inhaber: Die App erlaubt es niemandem, die Rolle des Inhabers zu ändern oder ihn aus dem Workspace zu entfernen, auch keinem Administrator. Eine Übertragung der Inhaberschaft gibt es in den Einstellungen nicht; wenden Sie sich dafür an den Support.
Schritt für Schritt
- 4Aktivitätsverlauf: Aktionen wie Prüfung erstellt, Version hochgeladen, Entscheidung erfasst und Phasenänderungen erscheinen im Verlauf der Prüfung. Der Workspace speichert diese Aktivität je nach aktuellem Tarif: 60 Tage im kostenlosen Tarif, 90 Tage in Essential, 365 Tage in Flow und unbegrenzt in Operations und Individuell. Ältere Einträge werden automatisch gelöscht.
- 5Widerrufbare Links (alle Tarife): Die Person, die die Prüfung erstellt hat, sowie Inhaber, Administratoren und Mitglieder können den öffentlichen Link erzeugen, widerrufen und neu erzeugen. Widerrufen oder neu Erzeugen lässt die alte Adresse nicht mehr öffnen und hebt die persönlichen Linkzugriffe dieser Prüfung auf.
- 6Einladungen: Nur Inhaber und Administratoren laden in den Workspace ein. Administrator und Mitglied belegen ab der Einladung einen Platz. Die Gültigkeit des per E-Mail gesendeten Einladungslinks legt der Anmeldedienst fest; sie wird in der App nicht angezeigt. Ist er abgelaufen, laden Sie dieselbe E-Mail erneut ein. Persönliche Prüfungslinks, die per E-Mail an Teilnehmende gehen, gelten 30 Tage.
- 7Kommentare erledigen: Die Person, die den Kommentar geschrieben hat, die zugewiesene Person, die Person, die die Prüfung erstellt hat, sowie angemeldete Inhaber, Administratoren, Mitglieder und Prüfer des Workspaces können einen Kommentar als erledigt markieren. Erledigt wird nur der Hauptkommentar (nicht die Antworten), auch bei gesperrter Prüfung. Wer über den Link ohne Konto kommentiert, kann keine Kommentare erledigen.
Erwartetes Ergebnis
Sie wissen, wer welchen Zugriff steuert und was sich beim Widerrufen eines Links oder Einschränken eines Projekts ändert.
Häufige Probleme
- Projekt lässt sich nicht einschränken: Die Funktion gehört zu Operations und Individuell.
- Jemand sieht das eingeschränkte Projekt noch: Prüfen Sie, ob die Person Inhaber oder Administrator ist, das Projekt erstellt hat oder in einer hinzugefügten Gruppe ist.