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Personen und Zugriff

Was Ihr Kunde sieht und erhält: Liste Ihre Prüfungen und tägliche Übersicht

Wie der Kunde hineinkommt, was verborgen bleibt und wie die Liste Ihre Prüfungen und die tägliche Übersicht auf Agenturseite funktionieren, ohne etwas einzurichten.

Für wen geeignetEigentümerAdministratorenMitgliederKreativteam

Geprüft am 14. November 2026

Bevor Sie beginnen

  • Eine Prüfung mit einem per E-Mail in eine Phase eingeladenen Kunden.

So sieht es in Aproova aus

Schritt 1: Zu einer Phase eingeladen, erhält der Kunde Prüfung ausstehend mit dem persönlichen Link, der 30 Tage gilt. Abbildung mit englischer Oberfläche.
Schritt 3: Der Kunde sieht freigegebene Dateien und Versionen sowie nicht interne Kommentare. Projekte und andere Prüfungen des Workspace erscheinen nicht. Abbildung mit englischer Oberfläche.
Schritt 5: Nach dem Code sieht der Kunde unter /minhas-revisoes die Prüfungen Ihres Workspace, an denen er beteiligt ist. Die Liste entsteht automatisch aus den Einladungen. Abbildung mit englischer Oberfläche.
Schritt 5: Im Viewer führt der Hinweis N weitere Prüfungen warten auf Sie den Kunden zur Liste. Es muss nichts eingeschaltet werden. Abbildung mit englischer Oberfläche.
Schritt 7: Die tägliche Übersicht geht nur raus, wenn für den Gast eine Prüfung unter Jetzt handeln steht, zur Übersichtszeit des Workspace (Standard 09:00, America/Sao_Paulo). Abbildung mit englischer Oberfläche.

Schritt für Schritt

  1. 1Wenn Sie eine E-Mail in eine Phase einladen, erhält der Kunde „Prüfung ausstehend“ mit einem persönlichen Link, der 30 Tage gilt. Jede neue E-Mail zur Prüfung (Erinnerung, neue Version, neue Phase) enthält einen neuen Link, und Sie können den persönlichen Link auch in der Prüfung kopieren.
  2. 2Zum Öffnen gibt der Kunde einen 6-stelligen Code ein, der an dieselbe E-Mail geht. Wer bereits mit dieser E-Mail bei Aproova angemeldet ist, öffnet ohne Code. Der Kunde legt weder Konto noch Passwort an.
  3. 3Der Kunde sieht die freigegebenen Dateien und Versionen sowie die nicht internen Kommentare. Interne Kommentare und interne Versionen bleiben verborgen; solange die aktuelle Version intern ist, kann er keine Entscheidung abgeben. Projekte, andere Prüfungen und Workspace-Einstellungen werden nicht angezeigt.
  4. 4Öffentlicher Link: Mit Name und E-Mail angegeben kommentiert jeder mit dem Link nach Eingabe von Name und E-Mail, ohne Prüfung, und Entscheidungen bleiben den Teilnehmenden der Phase vorbehalten. Mit Nur eingeladene E-Mails kommentieren und entscheiden nur E-Mails aus dem Ablauf.
  5. 5Ihre Prüfungen: Nach dem Code sieht der Kunde unter /minhas-revisoes die Prüfungen Ihres Workspaces, an denen er beteiligt ist, mit den Filtern Jetzt handeln, Bei der Agentur, Freigegeben und Alle, und im Viewer die Leiste „N weitere Prüfungen warten auf Sie“. Die Liste entsteht von selbst aus den Einladungen: Es gibt nichts einzurichten oder einzuschalten.
  6. 6In der Liste stehen laufende oder freigegebene Prüfungen mit aktiver Einladung, an deren Phase die E-Mail noch beteiligt ist. Wer aus der Phase entfernt wird oder wenn der öffentliche Link widerrufen oder neu erzeugt wird, verliert die Prüfung aus der Liste. Kunden verschiedener Agenturen sehen nie die Prüfungen der anderen.
  7. 7Tägliche Übersicht: Der Gast erhält eine E-Mail pro Workspace, standardmäßig eingeschaltet, nur an Tagen, an denen eine Prüfung für ihn unter Jetzt handeln steht. Sie geht zur Übersichtszeit des Workspaces raus, unter Einstellungen > Benachrichtigungen (Zeit der Zusammenfassung und Zeitzone; Standard 09:00, America/Sao_Paulo). Nur Inhaber und Administratoren ändern sie, und die Felder sind nur bei eingeschaltetem Tägliche E-Mail-Zusammenfassung anbieten bearbeitbar.
  8. 8Tägliche E-Mail-Zusammenfassung anbieten auszuschalten betrifft die Zusammenfassung des Teams; die Übersicht der Gäste behält die zuletzt gespeicherte Zeit. Jeder Gast wählt Jeden Tag, Einmal pro Woche oder Nicht senden, und der Workspace kann diese Wahl nicht ändern.
  9. 9Um für eine Prüfung keine E-Mails zu senden, schalten Sie in ihren Einstellungen Keine E-Mails für diese Prüfung senden ein: Einladungen und Erinnerungen gehen nicht mehr raus und sie fällt aus der Übersicht, bleibt aber in der Liste der Personen, die schon Zugriff haben.

Erwartetes Ergebnis

Sie wissen, was der Kunde sieht und was er per E-Mail erhält, ohne etwas Neues einzurichten.

Häufige Probleme

  • Ein Kunde sagt, er habe keine Liste: Er muss eine Prüfung über den persönlichen Link mit dem Code geöffnet oder sich unter /minhas-revisoes/entrar angemeldet haben. Wer nur über den öffentlichen Link ohne Einladung an seine E-Mail kam, hat keine Liste; laden Sie seine E-Mail in die Phase ein.
  • Personen mit einem Aproova-Konto erhalten die Übersicht für Gäste nicht und bekommen die Liste auf diesem Gerät nicht, wenn sie die Einladung bereits angemeldet öffnen.
  • Personen in Ihrem Workspace (mit einer Workspace-Rolle) erhalten Links zur internen Ansicht und nutzen weder die Liste noch die Übersicht für Gäste.
  • Um die Kundenansicht zu prüfen, verwenden Sie eine Test-E-Mail Ihres eigenen Teams, nie die E-Mail oder den Workspace eines Kunden.

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