Alle LeitfädenAgenturen · 9 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 26. Juli 2026

Freigabeprozess für Agenturen: intern prüfen, bevor der Kunde entscheidet

Trennen Sie interne Prüfung und Kundenfreigabe, ohne Dateien, Links oder Kommentare zu duplizieren.

Geschrieben vom Aproova Produktteam auf Grundlage der Prüfabläufe, die wir in der Anwendung entwickeln und testen.

Freigabeprozess für Agenturen: intern prüfen, bevor der Kunde entscheidet

Zu frühes Senden kostet Vertrauen. Zu spätes Senden kostet Zeit.

Die interne Runde klärt, was die Agentur selbst lösen kann. Der Kunde steigt ein, wenn der Inhalt für eine geschäftliche Entscheidung bereit ist.

Definieren Sie den Stand vor der Kundenrunde

Die interne Prüfung bestätigt Briefing, Text, Markenregeln, Formate und einen präsentierbaren Stand. Nicht jede kreative Meinung muss dabei zu einem Konsens werden.

Eine kurze Checkliste gibt Kreation, Beratung, Content und Legal eine konkrete Aufgabe.

Nutzen Sie zwei Phasen mit verschiedenen Beteiligten

Die Agentur kommentiert und klärt interne Punkte in Phase eins. Kunde und Entscheidende kommen mit dem nötigen Kontext in Phase zwei hinzu.

Die Übergabe sollte sichtbar sein: Eine Leitung gibt das Material frei, oder die Phase wartet auf alle erforderlichen internen Entscheidungen.

Geben Sie dem Kunden eine klare Aufgabe

Sagen Sie, ob kommentiert, zwischen Optionen gewählt oder freigegeben werden soll. Bei einem Paket muss klar sein, ob die Entscheidung für alle oder einzelne Dateien gilt.

Der Link öffnet den vorgesehenen Inhalt und zeigt die nächste Aktion, ohne den gesamten Workspace offenzulegen.

Halten Sie interne Arbeit privat, aber im Verlauf

Private Kommentare und interne Versionen schützen unfertige Arbeit. Wer nur an der Kundenphase teilnimmt, darf nicht zu eingeschränkten Entwürfen zurückkehren.

Nach Änderungswünschen gehört die Korrektur in dieselbe Prüfung. Ein neuer Link trennt Anfrage und Ergebnis.

Lassen Sie die interne Phase weg, wenn sie nichts verbessert

Einfache Vorlagenanpassungen oder sehr kleine Teams können direkt zum Kunden gehen. Nutzen Sie die interne Phase für ein konkretes Risiko, nicht als Pflichtübung.

Beispiel mit drei Dateien

Die Agentur lädt einen Post, eine Story und ein PDF hoch. Beratung prüft das Briefing, Content korrigiert den Text und Legal fordert eine PDF-Änderung. Die betroffenen Dateien erhalten eine neue interne Version.

Der Kunde sieht das bereinigte Paket, gibt zwei Dateien frei und verlangt eine Story-Korrektur. Nur diese Datei ändert sich, während frühere Entscheidungen sichtbar bleiben.

Was der Kunde nicht rekonstruieren sollte

Der Kunde sollte weder den gültigen Link suchen noch raten müssen, ob ein Kommentar die Freigabe blockiert oder welche Dateien noch offen sind.

Eine klare Einladung, sichtbarer Dateistatus und dokumentierte Entscheidungen nehmen ihm diese Arbeit ab.

Häufige Fragen vor dem Aufbau des Ablaufs

Kann der Kunde interne Kommentare sehen?

Nicht, wenn interne Kommentare, Versionen und Phasen eingeschränkt sind. Der Kunde erhält nur Inhalte, die für seine Phase freigegeben wurden.

Braucht die Kundenphase eine neue Prüfung?

Nein. Eine Prüfung bewahrt Dateien, Versionen und Entscheidungen, während sich der Zugriff je nach Rolle ändert.

Wer schließt die interne Phase ab?

Beratung, Kreativleitung, Marketing oder eine festgelegte Gruppe können diese Aufgabe übernehmen. Die Regel sollte vorher feststehen.