Historial de aprobación: qué debe registrar una trazabilidad útil
Descubre qué versiones, personas, decisiones, comentarios, fechas y eventos deben quedar en el historial de aprobación.
Escrito por el equipo de producto de Aproova a partir de los flujos que diseñamos y probamos en la aplicación.
“El cliente lo aprobó” no basta cuando la duda vuelve meses después. El registro debe indicar quién decidió, qué versión vio, cuándo actuó y qué comentarios seguían abiertos.
La trazabilidad permite reconstruir el proceso. No convierte cualquier clic en un contrato ni sustituye los requisitos de un proceso regulado.
Relaciona cada acción con una versión
La revisión, el archivo, el número de versión y la fecha de envío forman el inicio del registro. En un paquete, aprobar una pieza no debe parecer la aprobación de todas.
Comentar, resolver y decidir son acciones distintas. Resolver un comentario no aprueba automáticamente la versión.
Registra personas, decisiones y eventos de acceso
Conserva el nombre o correo asociado a la decisión, el resultado y la fecha. Para participantes externos, la identidad puede ser informada o limitarse a correos invitados.
Los eventos del enlace público ayudan a explicar la participación. Son evidencias operativas y deben leerse junto con las reglas acordadas.
Usa certificados y retención con límites claros
Después de aprobar la versión actual, Aproova puede generar un PDF con archivos certificados, versiones, comentarios, decisiones, firmas cuando se usan y eventos del enlace público.
El documento refleja el registro en el momento de su generación. La retención depende del plan y la validez legal depende del contexto aplicable.
Lo que un certificado no demuestra por sí solo
El certificado resume los registros guardados por la plataforma. No determina si una persona tenía autoridad legal para comprometer a una empresa ni si el documento cumplía cada exigencia externa.
Primero se acuerda la regla de aprobación. Después, el certificado aporta un registro operativo coherente.
Preguntas habituales antes de organizar el flujo
¿Se puede generar antes de la aprobación?
No. La versión actual debe estar aprobada y tener al menos una decisión certificable.
¿Desaparecen los comentarios resueltos?
No. Se marcan como tratados y permanecen en el historial.
¿La retención es igual en todos los planes?
No. El plazo del historial de actividad depende del plan.
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