So senden Sie ein Design zur Kundenfreigabe
Bereiten Sie das Material vor, erklären Sie die Prüfpunkte, vereinbaren Sie eine Frist und erfassen Sie die Entscheidung zur richtigen Version. Ein praktischer Leitfaden für Prüflinks an Kunden.
Geschrieben vom Aproova Produktteam auf Grundlage der Prüfabläufe, die wir in der Anwendung entwickeln und testen.
Das Design geht als Nachricht heraus; der Kunde antwortet mit einer Sprachnachricht, zwei markierten Screenshots und einer früher besprochenen Änderung. Nach mehreren Versionen kann das Team den Überblick über die freigegebene Datei verlieren und die falsche in die Produktion geben.
Ein Gespräch hilft, Fragen zu klären. Nachrichten allein verknüpfen Feedback jedoch nicht zuverlässig mit einer Datei und Version. Ein als Foto verschicktes Bild kann Qualität verlieren, und die Freigabe steht möglicherweise weit entfernt vom betreffenden Material.
Dieser Leitfaden beschreibt die gesamte Übergabe: was Sie senden, wie Sie Feedback erbitten und wie Sie die Entscheidung festhalten. Prüfen Sie neben der Datei auch den Link und den Zugang.
Bereiten Sie vor dem Versand den Kontext vor
Benennen Sie das Material, den Kanal und das Ziel. Legen Sie genau fest, was der Kunde prüfen soll: Text, Foto, Preis oder das gesamte Layout. Nennen Sie die Antwortfrist, damit klar ist, welche Entscheidung bis wann benötigt wird.
Zum Beispiel: ‘Bitte geben Sie diese Version des Muttertags-Posts bis Donnerstag frei und prüfen Sie besonders den Preis und die Pflichtangaben.’ Das ist konkreter als ‘Hier ist das Design’. Vereinbaren Sie, was bei einer nicht einzuhaltenden Frist passiert, statt Schweigen als Freigabe zu behandeln.
Teilen Sie einen Prüflink und prüfen Sie den Zugang
Ein Prüflink hält Datei und Feedback im Browser zusammen, am Computer oder auf dem Smartphone. Der Zugang hängt von der Freigabeart ab: Der Kunde muss sich möglicherweise anmelden oder die verlangte Identitätsbestätigung abschließen. Versprechen Sie nicht, dass jede Prüfung ohne Konto geöffnet werden kann.
Teilen Sie die Prüfung in Aproova mit den passenden Zugängen und Berechtigungen. Ein Gastlink gewährt keinen Zugang zum gesamten Arbeitsbereich. Die Prüfung bündelt Material, Kommentare und erlaubte Entscheidungsaktionen, ob bei einem PDF mit 40 Seiten oder einem Video. Prüfen Sie den Link vor dem Versand aus Sicht des Empfängers.
Bitten Sie um Kommentare an der betreffenden Stelle
‘Ändern Sie das Blau’ ist mehrdeutig, wenn das Design drei Blautöne enthält. Ein Kommentar an einer Bildstelle, PDF-Seite oder Videoposition zeigt der Gestaltung, was der Kunde meint, und reduziert Rückfragen zum betroffenen Element.
Zeigen Sie dem Kunden, wie er einen Bereich auswählt und die gewünschte Änderung dort beschreibt. Lassen Sie ihn einen Kommentar ausprobieren und fragen Sie nach Schwierigkeiten. Klare Hinweise erleichtern die Einführung, aber es gibt keine feste Zahl von Prüfungen, nach der alle diese Gewohnheit übernehmen.
Fügen Sie die nächste Version derselben Prüfung hinzu
Wenn die Änderungen fertig sind, fügen Sie Version 2 demselben Ablauf hinzu. Machen Sie deutlich, welche Version eine Entscheidung braucht, und behalten Sie frühere Kommentare und Versionen zum Vergleich. Öffnet der Link eine alte Version, wechseln Sie vor der Entscheidung zur aktuellen.
Nummerierte Versionen und ein sichtbarer Verlauf helfen zu verhindern, dass jemand v2 freigibt und dabei v3 erwartet. Prüfen Sie vor der Erinnerung, ob die aktuelle Datei die verlangten Korrekturen enthält und der Link zur richtigen Prüfung führt.
Erfassen Sie die Entscheidung mit Person, Datum und Version
Die Übergabe sollte mit einer dokumentierten Entscheidung zu einer bestimmten Version enden, über die in der Prüfung verfügbaren Optionen. Eine Nachricht wie ‘sieht gut aus’ lässt womöglich offen, ob der Kunde die Produktion autorisiert oder noch Änderungen erwartet.
Der Eintrag hilft beiden Seiten zu verstehen, was autorisiert wurde. Aproova ordnet Entscheidungen dem Prüfverlauf zu; prüfen Sie bei Rückfragen diesen Verlauf und seine Berechtigungen. Verstehen Sie das Produkt nicht als Zusage unbegrenzter Aufbewahrung und nehmen Sie nicht an, dass die Freigabe einer Version spätere Änderungen einschließt.
Häufige Fragen vor dem Aufbau des Ablaufs
Braucht mein Kunde ein Konto, um ein Design freizugeben?
Das hängt vom bereitgestellten Zugang ab. Private Prüfungen erfordern eine Anmeldung; Gastzugänge können eine Identitätsbestätigung mit der eingeladenen E-Mail-Adresse verlangen. Prüfen Sie Einladung, Kundenberechtigungen und Zugangshinweise, bevor Sie einen Ablauf ohne Konto versprechen.
Was tun, wenn der Kunde weiter über WhatsApp antwortet?
Führen Sie das Gespräch dort, wo es hilft, bitten Sie den Kunden aber, Kommentar oder Entscheidung in der Prüfung festzuhalten. Antworten Sie mit dem Link und einer konkreten Bitte: ‘Können Sie die Stelle hier markieren, damit wir genau wissen, was wir ändern sollen?’ Helfen Sie beim ersten Einsatz und klären Sie, was die Prüfung erschwert.
Wie lege ich eine Antwortfrist fest?
Vereinbaren Sie die Frist beim Versand und planen Sie Erinnerungen. Benennen Sie die offene Entscheidung und die verantwortliche Person. Ist der Termin verstrichen, klären Sie, ob Zeit oder Informationen fehlen; Schweigen bedeutet keine Freigabe.
Mit diesen Leitfäden weiterlesen
Der Kunde gibt das Design nicht frei: Was Sie vor einer weiteren Überarbeitung prüfen sollten
Klären Sie ungenaue Kriterien, fehlende Entscheidungsbefugnisse und offene Fragen vor der nächsten Version. Vereinbaren Sie Zuständigkeiten, Korrekturrunden und Feedback am Material.
Leitfaden lesen
Online-Proofing für Agenturen: Ablauf und Nutzen
Wie Online-Proofing Kommentare, Versionen und Kampagnenfreigaben zwischen Gestaltung, Kundenbetreuung und Kunden verbindet.
Leitfaden lesen
Der Kunde hat das Design freigegeben und verlangt eine Änderung. Welche Entscheidung gilt?
Bearbeiten Sie Änderungen nach der Freigabe, bestimmen Sie die autorisierte Version und halten Sie eine neue Entscheidung fest, ohne den Verlauf zu verlieren.
Leitfaden lesen