Historique de validation : les éléments à conserver
Identifiez les versions, personnes, décisions, commentaires, dates et événements qui composent une piste d’audit utile.
« Le client a validé » ne suffit plus lorsque la question revient quelques mois après. Il faut savoir qui a décidé, sur quelle version, à quelle date et avec quels commentaires ouverts.
La piste d’audit permet de reconstituer le processus. Elle ne transforme pas chaque clic en contrat et ne remplace pas les exigences propres à un secteur réglementé.
Ce que montre la vidéo
Les quatre points de contrôle sont cochés, puis la validation est confirmée. La version 3 affiche une décision enregistrée sur une attendue. Enregistrement réalisé dans Aproova avec une collection de mode fictive et des commentaires de test.
Rattachez chaque action à une version
La révision, le fichier, le numéro de version et la date d’ajout constituent le début du registre. Dans un lot, la validation d’un contenu ne doit pas ressembler à celle de tous les fichiers.
Commenter, résoudre et décider sont trois actions distinctes. Résoudre un commentaire ne valide pas automatiquement la version.
Conservez les personnes, décisions et accès utiles
Gardez le nom ou l’adresse associés à la décision, son résultat et sa date. Pour les participants externes, l’identité peut être saisie ou limitée aux adresses invitées.
Les événements du lien public donnent du contexte à la participation. Ce sont des preuves opérationnelles à lire avec les règles convenues.
Cadrez certificats et conservation
Après validation de la version en cours, Aproova peut produire un PDF avec les fichiers certifiés, versions, commentaires, décisions, signatures utilisées et événements du lien public.
Ce document reflète les données présentes lors de sa génération. La durée de conservation dépend de l’offre et la portée juridique du contexte applicable.
Ce qu’un certificat ne prouve pas à lui seul
Le certificat résume les données conservées par la plateforme. Il ne détermine pas si une personne pouvait engager juridiquement une entreprise ni si un document respectait toutes les exigences externes.
Définissez d’abord la règle de validation. Le certificat vient ensuite soutenir ce processus avec un registre opérationnel.
Questions fréquentes avant d’organiser le processus
Le certificat est-il disponible avant validation ?
Non. La version en cours doit être validée avec au moins une décision certifiable.
Les commentaires résolus disparaissent-ils ?
Non. Ils restent dans l’historique avec leur état résolu.
La conservation est-elle identique pour toutes les offres ?
Non. La durée de l’historique d’activité dépend de l’offre.
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