Flujo de aprobación para agencias: revisión interna antes del cliente
Separa la revisión de la agencia de la aprobación del cliente sin duplicar archivos, enlaces ni comentarios.
Escrito por el equipo de producto de Aproova a partir de los flujos que diseñamos y probamos en la aplicación.
Enviar demasiado pronto cuesta confianza. Enviar demasiado tarde cuesta plazo.
La ronda interna corrige lo que la agencia puede resolver sola. El cliente entra cuando la pieza ya está lista para una decisión de negocio.
Define qué debe estar listo antes del cliente
La revisión interna confirma briefing, texto, marca, formatos y una calidad suficiente para presentar. No necesita convertir cada opinión creativa en consenso.
Un checklist breve por tipo de entrega da una función concreta a creación, cuentas, contenido y legal.
Usa dos fases con participantes diferentes
La agencia comenta y resuelve sus pendientes en la primera fase. Cliente y decisores externos entran después con el contexto necesario.
La transición debe ser explícita: una persona responsable libera el material o la fase espera las decisiones internas requeridas.
Pide al cliente una acción clara
Indica si debe comentar, elegir entre opciones o aprobar. En un paquete, aclara si la decisión cubre todo o cada archivo por separado.
El enlace debe abrir el material correcto y mostrar la próxima acción sin exponer el workspace completo.
Mantén lo interno privado sin romper el historial
Comentarios privados y versiones internas permiten trabajar sin mostrar borradores al cliente. Quien participa solo en la fase externa no debe volver a versiones restringidas.
Cuando llega un pedido de cambios, la corrección entra en la misma revisión. Otro enlace rompe el contexto.
Evita la fase interna cuando no aporta
Una adaptación de plantilla o un equipo pequeño puede ir directo al cliente. Usa la fase interna cuando reduce un riesgo concreto, no por costumbre.
Ejemplo con tres archivos
La agencia sube un post, un story y un PDF. Cuentas revisa el briefing, contenido corrige el texto y legal marca un cambio obligatorio. Los archivos afectados reciben una nueva versión interna.
El cliente recibe el paquete limpio, aprueba dos piezas y pide un ajuste en el story. Solo esa pieza cambia, sin perder las decisiones anteriores.
Lo que el cliente no debería reconstruir
El cliente no debería adivinar qué enlace vale, si un comentario bloquea la aprobación o qué archivos siguen pendientes.
Una invitación clara, el estado de cada archivo y una decisión registrada eliminan esa búsqueda.
Preguntas habituales antes de organizar el flujo
¿El cliente puede ver comentarios internos?
No cuando comentarios, versiones y fases internas tienen acceso restringido. El cliente recibe solo lo liberado para su fase.
¿Debo crear otra revisión para el cliente?
No. Una sola revisión conserva archivos, versiones y decisiones mientras el acceso cambia según el papel.
¿Quién cierra la fase interna?
Puede ser cuentas, dirección creativa, marketing o un grupo obligatorio. La regla debe definirse antes de iniciar.
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