Histórico de aprovação: o que precisa ficar registrado
Veja quais dados formam um histórico de aprovação útil: versão, participante, decisão, comentários, datas e eventos de acesso.
Conteúdo escrito pela equipe de produto do Aproova a partir de fluxos de revisão criados e testados no aplicativo.
Versões, decisões e eventos da revisãoMeses depois da entrega, “o cliente aprovou” é uma resposta incompleta. Qual pessoa aprovou? Qual arquivo estava aberto? Era a versão final ou a anterior? Havia comentários pendentes?
A trilha de auditoria existe para responder essas perguntas com registros do próprio fluxo. Ela ajuda na operação, na prestação de contas e na investigação de um erro. Não transforma qualquer clique em contrato e não substitui exigências jurídicas específicas.
Para que esse registro seja útil, cada evento precisa continuar ligado à revisão e à versão a que pertence.
Comece pela versão que estava em análise
Nome de arquivo e expressão como “versão final” não bastam. O histórico deve identificar a revisão, o arquivo, o número da versão e quando aquela versão foi adicionada.
Se uma campanha reúne várias peças, o registro precisa deixar claro quais arquivos receberam uma nova versão e quais permaneceram como estavam. A aprovação de um PDF não deve parecer aprovação automática de todos os vídeos do pacote.
Separe comentário, tratamento e decisão
Comentário registra uma dúvida ou uma mudança. Resolver o comentário informa que ele foi tratado. A decisão encerra a rodada para aquela pessoa: aprovada, aprovada com ajustes, com mudanças solicitadas ou rejeitada.
Essas ações não são equivalentes. Marcar um comentário como resolvido não deveria aprovar a peça, assim como deixar um elogio não deveria contar como decisão formal.
Registre a pessoa e o momento da ação
O registro deve mostrar o nome ou e-mail associado à decisão e a data em que ela ocorreu. Para revisores externos, a equipe precisa escolher se o link aceita uma identidade informada ou somente e-mails convidados.
Quando a identidade é importante, convide os decisores corretos antes de compartilhar. Um link aberto encaminhado entre pessoas não oferece o mesmo nível de atribuição que um acesso limitado aos endereços definidos no fluxo.
Inclua eventos de acesso que ajudam a explicar o contexto
Abertura do link, comentários e decisões ajudam a reconstruir a participação externa. O Aproova inclui no certificado os eventos de link público registrados para a revisão, além do resumo de comentários e decisões.
Esses eventos são evidências operacionais. Eles ajudam a entender o fluxo, mas precisam ser interpretados junto das regras acordadas entre as partes.
Use o certificado depois da aprovação
Quando a versão atual foi aprovada e possui uma decisão certificável, o Aproova pode gerar um PDF com revisão, arquivos certificados, versões, comentários, decisões, assinaturas digitais quando usadas e eventos de link público.
O documento retrata o estado dos registros no momento da geração. Alterações posteriores não aparecem naquela cópia. Para validade contratual ou regulatória, a empresa deve alinhar o processo com sua assessoria e com as exigências aplicáveis.
Defina por quanto tempo o histórico precisa existir
A utilidade do registro depende da retenção. Uma equipe que revisita campanhas depois de um ano precisa de uma política diferente de quem testa a ferramenta com arquivos temporários.
No Aproova, o prazo de retenção da trilha de atividades varia conforme o plano. Antes de adotar o fluxo para auditoria interna, confira o período incluído e as regras da sua organização.
Dúvidas comuns sobre governança
O certificado do Aproova tem validade jurídica?
Ele é um registro operacional dos dados existentes na plataforma. A validade jurídica depende do contexto, dos termos acordados e das exigências aplicáveis ao documento ou setor. Não substitui orientação jurídica.
O certificado pode ser gerado antes da aprovação?
Não. A versão atual precisa estar aprovada e possuir ao menos uma decisão certificável.
Comentários resolvidos desaparecem do histórico?
Não. Resolver informa que o ponto foi tratado; o registro continua relacionado à revisão.
Todos os planos mantêm a trilha pelo mesmo período?
Não. A retenção dos registros varia conforme o plano e deve ser conferida antes de definir uma política interna.
O mínimo para reconstruir uma aprovação
- Identificação da revisão e do projeto.
- Arquivo e número da versão avaliada.
- Data de envio de cada versão.
- Comentários abertos, resolvidos e obrigatórios.
- Nome ou e-mail de quem decidiu.
- Tipo e data da decisão.
- Eventos relevantes do link compartilhado.
- Política de retenção compatível com a operação.
A aprovação precisa continuar compreensível depois da entrega.
Use o Aproova para manter arquivo, versão, feedback e decisão no mesmo histórico.
Criar workspace